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无纸化会议系统的优点和缺点

无纸化会议系统概述:

无纸化会议系统是基于局域网、专网或移动互联网的智能会议交互系统,运用通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、人名到位、文件分发和上传、文件同步演示、投票表决,手写批注、呼叫服务、语音字幕显示,远程视频会等功能。目前已经实现了多个平台系统交互应用。无纸化会议终端形式多样化:有液晶升降无纸化会议终端、翻转式液晶终端、平板式无纸化、台式会议终端等。超薄液晶升降无纸化会议终端已成为主流,高端大气。其实上面已经说了现在无纸化会议系统带来的优势,那么你知道无纸化会议系统有哪些缺点?一下面我们一起来看看无纸化会议系统的优点和缺点。

无纸化会议系统的优点:

无纸化会议系统的优点


①免打印、免销毁、省时又省力

既解决了减少办公费用投入的问题,又节省了大量的人力成本,响应了上级单位对无纸化办公的号召。有效地提高了工作效率提高效率、信息共享、协同办公。节约资金,减少流通环节。


②便捷高效,提升参会者会议体验

既解决了高保密会议资料防泄密问题,又解决了与会者与主讲者思路同步的问题,提升了参会者会议体验。


③节能环保,履行企业社会责任

提升会议效率的同时,解决了资料打印带来的资源浪费问题,节能环保,为保护环境、履行社会责任贡献一份力。


④移动办公,彰显企业独特内涵

无纸化会议是移动办公的一种形式,也是企业全面实现无纸化办公的必经之路,可以提升企业形象,彰显独特内涵


⑤安全性强不易感染病毒

内部无存储区域,外部的存储数据在指定的区域,与操作系统相隔离,会议结束后,彻底清除会议文件,保密会议文件在系统中彻底粉碎。而且,每次系统重启后,系统都会恢复到最初的状态。


⑥程序建立在服务器上

便于管理所有程序的运行都是在服务器上,终端机上没有存储设备,所有用户端的权限也都由服务器端控制,会议终端无法更改服务器的配置。


⑦维护简单操作方便

信息资源都来源于网络,不会出现客户机系统崩溃等现象,而且安装操作系统时很方便,会议结束后,彻底清除垃圾文件。 随着科学技术的不断发展与再创新,传统的会议系统已经不能满足人们的要求,而且会议消耗纸张是必不可少的,也自然占了一部分成本。因此,无纸化会议系统逐渐受到人们的青睐,无纸化办公既可以降低成本,又可以提高办公效率,提高工作水平,还能节省大量资源,减少污染

无纸化会议系统的缺点:

①操作平台的建设成本(无纸化会议产品) 不同的厂家有着截然不同的差别,这里就不对此做比较。

②会议室相关设备配套成本(无纸化会议产品) 从会议室装修配套成本来看,固定型无疑是造价最高昂的,其终端设备多为大型触摸屏,为了不破坏会议室的整体性,制造商常以升降或嵌入的形式来配置这一类别的产品,且多为有线设备,这就使得会议场所配套的会议桌必须根据产品的尺寸外观来订制改造。一个工程下来大大小小的办公设备购置、会议网络的搭建、会议产品购买,让整个工程价格提高不少。同时由于终端设备体积巨大,使得会议室单位面积内能容纳的开会人数减少,降低了会场单位面积的利用率。而经济型和终端型在会议室改造成本上突显其灵活性。只要简单地调整,搭建起会议终端,即可以把整套设备连接起来使用。

③终端设备成本(无纸化会议产品)在终端设备的配置上,由于固定型采用的是大型的触摸屏显示设备,其技术已经相当成熟,供应链结构完善,在众多的电子商务平台都能查询,价格透明。而终端型由于把触摸屏集成到了会议终端上,成为了制造商进行捆绑式销售的途径,用户缺少自由选购的空间。而经济型在这一层面上拥有其先天优势,只要购置相对实惠的会议终端,即可使用讨论、同传、摄像联动等基本功能,且无需软件支持。而功能的扩展只需要使用市面上任何的移动智能设备(智能手机/平板电脑)下载厂家所提供的免费APP即可实现会议表决、会议签到、会议议程查询、会议文件查询等功能。

④升级改造成本(无纸化会议产品)由于触摸屏的技术和尺寸随着时间的推移,原有的技术和屏幕的尺寸可能不合时宜,而采购会议设备时想一步到位的话,则一次性投入的成本可能超出预算,固定型和终端型在这方面缺点明显,目前可选择的屏幕尺寸有限,而后期要升级触摸屏时则必须整个终端更换,改造成本高昂。而经济型在预算有限的情况下,可以先配置较实惠的Pad,后期升级比较灵活,只要更换pad(或智能手机)就可以实现配置和屏幕尺寸的升级。

⑤会务人力成本(无纸化会议产品)由于固定型和终端型不具备可移动的灵活性,与会人员要是会后翻查会议文件,需要与会人员自备的移动存储器来拷贝或通过会务人员在会后通过邮件、第三方软件等形式来发放会议文件,不但增加了会务人员的工作量,还会对与会者造成诸多不便。然而经济型在这一层面上就能充分地发挥了其可移动的优势,会务人员只要通过无线网络根据会议的需求对相关人员发送会议文件,与会人员即可在会后随时随地通过手中的移动产品翻查。


以上是声际电声编辑关于无纸化会议系统的优点和缺点希望可以给你带来帮助,如果你想要了解更多,那么,请登录声际电声官方网站我们会给你带来更多优质内容知识,欢迎登录声际电声。

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