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现在提倡无纸化办公系统,但是有很多公司还是避免不了纸张、这是为什么?

一般来说强大公司都是实用无纸化办公系统和纸质版并行,侧重点不同。需要留存重要的文件,比如合同,股权登记书、收发文、财务凭证、竣工资料、一般除了电子版资料之外仍然需要留一份纸质版存档。


无纸化办公系统的本意是节约纸张、耗材、绿色环保、减少行政费用支出、提高办公效率。

无纸化办公系统

纸张办公的费用:


一个中等普通房地产公司,每个月估计用5000张纸,按6个部门计算、综合、财务、成本、开发、设计、销售、平均每个部门1000张,一天33张,只少不多。按每包500张、每箱10包,每箱200元。


打印机和复印机的保养费用每个月300元,耗材500元,总计一个月约耗1000元用于办公打印,一年是1万2千元,甚至更高,再加上IT维护人员的人工成本费用。


纸张办公的衍生问题:


由于打印纸张带来的衍生问题比比皆是。废纸处理需要购买碎纸机,需要用电;装订纸张需要附属办公资料,比如文件夹,订书针,起钉器等;保存文件需要资料夹,文件柜,资料室,库房;环境必须保障不受潮,文件不被破坏,不被烧,纸质文件容易遗漏,丢失,损坏。



交接工作,许多文件找不到,而且查阅,查询困难,需要时间长,耽误工作,效率低下。

无纸化办公系统

纸张办公优势:


当然纸质文件存档也有好处,不然不会存活如此之久,而且还在使用。比如与业务相关单位收发文,尤其是带有公章的文件,需保存,以备查,备用。

涉及公司机密文件,如股权分配,资金往来,薪酬表,个人档案,合同,成本核算表,资质文件等,需要留纸质版随时供领导及相关部门,人员查阅。

无纸化办公系统:


无纸化办公系统是目前公司大力提倡的有效办公方式,存档文件,审批流程,会计核算,成本核算等所有公司业务均是电子大军,无形流转,高效完成。



无纸化办公一般与企业信息化出双入对。OA,NC,明源等大厂软件供应商争夺企业信息化资源这块蛋糕。



OA系统主要是审批流程,比如业务审批,入职审批,知识库,公告栏,行政审批,盖章等业务,公司人力资源板块各项业务,包括培训,招聘,薪酬,劳动法,岗位责任书等。



目前OA系统涉及的领域越来越广,并且和财务软件,业务软件打通,实现各业务板块,既有专业的垂直审批,又有各业务交叉的横向审批,实现公司全面业务无纸化。同时结合目前移动互联网,在移动端实现办公,随时随地了解公司动态,及时高效处理公司事务。完全实现日事日毕,驱赶拖延症,使公司快速发展,健康成长。



信息化投入也是一笔不菲开支,从初期的建立机房,到后期的业务上云,最终形成混合云体态。



如果是一个初创公司,纸质办公完全可以满足日常业务要求。如果是大型集团公司,必须使用无纸化办公模式。



所以题主提出的无纸化办公和纸质文件并存,场景应该发生在中型,大型企业,国有企业,而非初创型企业。

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