除了硬件系统外，智能办公系统还包括软件系统，即人们经常会说的“云办公室”系统。这组系统可以在云平台上完成所有工作，以真正实现无纸化工作。工作原则是将传统的办公软件（如Microsoft Office）转换为智能客户端，使用户能够在线操作软件并直接在浏览器中编辑各种文件。该系统建立了一个网络办公平台，允许多个人在线使用，用户可以实时与多方通信。人们可以在不离开家的情况下实现多通道远程办公。

此外，依靠强大的云存储容量，最初存储在纸上或存储在PC，现在可以随时随地在移动设备上查看，用户可以编辑它们。由于纸质文件真正打开，智能办公软件系统在很大程度上降低了办公成本，并实现了办公室中的“低碳减少”。与此同时，该系统也大大观使办公时间和位置更加灵活，自由，从而提高了办公效率。

通过整合硬件系统和软件系统，智能办公室真正在“互联网”上，实现了办公用品的遥控器，并保证了对办公室信息的安全性的对员工工作的深入了解。该系统不仅保证了工作效率，还可以建立一个数字办公室系统，其中数字办公室工作流程为主要线路，为科学办公室管理提供帮助。

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