无纸化会议系统是一种新型的会议模式，它通过电子化的方式实现会议管理和文档管理，使会议变得更加高效、便捷和环保。以下是对无纸化会议系统的优势和必要性的详细介绍：

1. 提高会议效率

无纸化会议系统可以大大提高会议效率。在传统的纸张会议中，会议人员需要花费大量时间准备、传递和整理纸张文档，而使用无纸化会议系统，可以通过电子文档实现即时共享和编辑，大大减少了会议准备时间和纸张消耗。

2. 提高文档管理效率

无纸化会议系统还可以提高文档管理效率。在传统的纸张会议中，会议人员需要手动记录和整理会议纪要，而使用无纸化会议系统，可以通过电子文档实现即时记录和整理，大大减少了文档整理时间和纸张消耗。

3. 促进环保

无纸化会议系统可以大大促进环保。传统纸张会议需要大量纸张和油墨，对环境造成一定污染，而使用无纸化会议系统，可以减少纸张和油墨的使用，降低对环境的污染。

4. 提高信息安全

无纸化会议系统可以提高信息安全。传统纸张会议中，纸张容易丢失或被盗，而使用无纸化会议系统，可以通过密码验证和权限控制等方式，保证电子文档的安全性。

总之，无纸化会议系统具有提高会议效率、提高文档管理效率、促进环保和提高信息安全等优势，是一种高效、便捷和环保的会议模式。在现代社会中，无纸化会议已经成为一种趋势，是企业和机构必须采取的一种会议模式。